Tapu Kadastro Genel Müdürlüğü Strateji Geliştirme Genel Müdürü Orhan Deligöz, “Sürekli Kurumsal Gelişim” adı altında hazırlanan ve 3 yıldır süren TSE, İSO 9001 2008 Kalite Yönetim Sistemleri Belgesi çalışmaları kapsamında geldiği Kars’ta Tabu ve Sicil Müdürlüklerinde incelemelerde bulundu. Ülke genelinde 704 müdürlükte tamamlanan çalışmaların kalan 364 müdürlükte hızla sürdüğünü belirten Deligöz, projenin genel müdürlüğünün 166. kuruluş yıldönümü olan 21 Mayıs’ta tamamlanacağını duyurdu.
Kalite Yönetim Sistemi 2013 yılı programı kapsamında İç Tetkik prosedürüne uygun olarak, gerekli İç Tetkikleri yapmak üzere tabu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Strateji Geliştirme Daire Başkanı ve Kalite Denetçisi Orhan Deligöz önderliğinde Strateji Geliştirme Dairesi Şube Müdürleri Kalite Denetçileri N. Kemalettin Toker, Mustafa Daş, Alper Menekşe, Erzurum Bölge Müdürlüğü’nden Kalite, Halkla ilişkiler ve Hizmet Değerlendirme Şube Müdür Vekili Hasan Okumuş ile birlikte bölge çalışmaları kapsamında Kars’a geldi.
Tapu ve Kadastro İl Müdürlüklerinde gece saatlerine kadar denetimlerde bulunan Deligöz, hizmette kalitenin artırılması için başlatılan ve üzerinde 3 yıldır titizlikle çalışılan projenin önemini ve detaylarını KHA Kurucusu DHA ve TRT Kars muhabiri Bedir Altunok ile paylaştı.
Kars’ta Tapu Kadastro Genel Müdürlüğü olarak “Sürekli Kurumsal Gelişim” adı altında bir proje başlattıklarını söyleyen Deligöz, TSE, İSO 9001 2008 Kalite Yönetim Sistemleri Belgesi almaya karar verdiklerini ve şuana kadar Türkiye genelinde 704 müdürlükte bu belgeyi aldıklarını belirtti. Kalan 364 birimde de çalışmaların eksiksiz yürütüldüğüne dikkat çeken Deligöz, eğitimleri verdiklerini, isteklerini harekete geçirdiklerini ve bu denetlemenin projenin son rötuşları olduğunu vurguladı.
KARS TAPU VE KADASTRO MÜDÜRLÜKLERİMİZİ DENETİMDE
Kars İl merkezi ve ilçelerin tamamında yapılan çalışmaları değerlendirmek için şehre geldiklerini öğleden sonra başladıklarını denetimlerini gece yarısına kadar sürdürdüklerini ifade etti. Kars Tapu ve Kadastro Müdürlüklerini denetime alarak tetkik yaptıklarını, bu çalışmalardan sonra standartlar yerine getirildiğinde de TSE yetkililerinin gelip inceleme yapacaklarını kaydederek, onlarında uygun görmesi halinde belgelerini alıp halka hizmete devam edeceklerini sözlerine ekledi.
ÇALIŞMANIN ÖZÜNDE GÜLER VE TATLI DİL VAR
Ülke genelinde ilk defa böylesine ağır ve meşakkatli bir projenin altına girdiklerini üstüne basa basa vurgulayan Deligöz, “Bu çalışmanın özünde; güler yüzle, tatlı dille halka hizmet etmek ve daha hızlı, daha güvenli bir hizmet yatmakta. Bunun için sistem kuruyoruz. Yani kişilere bağlı olmayacak. Hizmetlimizden, memurumuzdan, müdürümüze kadar herkes o sistemin içinde yapması gereken görevi yapacak. Rol çatışması olmayacak. Yetki ve sorumluluğu belli olacak. Vatandaşımıza daha hızlı, güvenli, emniyetli bir hizmet sunacağız. Bu belgeyi aldığımız müdürlüklerimizden de çok olumlu geri dönüşler olmaktadır. Bu da bizi sevindiriyor. Valilerimiz, kaymakamlarımız bizi arayarak teşekkürlerini bildiriyorlar.” dedi.
TEMEL KAVRAMLAR; HALKLA İLİŞKİ, MOTİVASYON VE KALİTE
Bu eğitimlerde halkla ilişkiler, motivasyon, kalitenin temel kavramlar olduğu gibi kişisel gelişim dersleri verdiklerini belirten Deligöz, “Çalışanlarımız daha huzurlu mutlu oluyor, değişik ortamlar görüyorlar. Biz bunlardan seçiyoruz. Değişik otellerde eğitimler yapıyoruz. Orada eğitilmiş arkadaşlar geliyor Böylelikle personellerimiz kendilerini daha mutlu ve huzurlu hissediyorlar. Vatandaşa nasıl hizmet etmeleri gerektiğini zaten biliyorlar KHA. Kars’taki müdürlüğümüzden biz çok övgüler alıyoruz. Kars’ta hiçbir sıkıntı olmadan işler zamanında ve ertesi güne sarkmadan yürüdüğünü biliyoruz.” diye konuştu.
“BU PROJEYİ BAŞARACAĞIMIZA KİMSE İNANMIYORDU”
Genel Müdürlük olarak bu projeyi başlattıklarında TSE yetkililerinin bile “bunu yapamazsınız. Çok zor bir iş” dediklerini hatırlatan Deligöz, “Türkiye’nin hemen hemen her yerinde teşkilatı olan bir kurumuz. Aradan 2 yıl geçince dediler ki ‘helal olsun. Tebrik ederiz, bu işi başardınız, inşallah diğer kurumlara da örnek olacaktır.’ Gece-gündüz ekibimizle beraber çok çalıştık. 50 arkadaşımızı kalite denetçisi ya da baş tetkikçi olarak yetiştirdik. Türkiye genelindeki bu 50 arkadaşımız dünya çapında geçerliliği olan “baş denetçi” unvanını aldılar. Bu arkadaşlarımız üniversitelerden hoca desteğine ihtiyaç kalmadan Tapu ve Kadastro Müdürlüklerimizi geziyorlar. Hem eğitiyorlar, hem iş öğretiyorlar, hem yol gösteriyorlar.” şeklinde konuştu.
EN ALT TABAKADAKİ ÇALIŞAN BİLE EN ÜST TABAKAYA MAİL YOLUYLA ULAŞIP, PROJESİNİ VE DÜŞÜNCESİNİ AKTARABİLECEK
Deligöz, Bu projenin en önemli ayaklarından birinin de; en alt tabakadaki çalışanın bile en üst tabakaya sistem kanalıyla ulaşıp, projesini ve düşüncesini aktarabilecek olması farkının olduğunu vurguladı. Deligöz, “Halkla da içli dışlıyız. Bu projenin içeriğinde şöyle bir şey var; Normalde devlet dairelerindeki bir memurun üst amirini atlayarak daha üst amire bilgi vermesi ya da bir talepte bulunması yasak olmasına rağmen bu projenin içerisinde bilgi iletişim, öneri değerlendirme diye bir bölüm var. Hizmetlimizden, memurumuzdan, şefimizden, müdürümüzden aklına gelen bir öneriyi e-mail yoluyla, faksla veya telefonla hangisi kolayına geliyorsa önerisini sunuyor. Bu da öneriyi sunma adı altında, genel müdürlüğümüz tarafından kurmuş olduğumuz kalite müdürlüğüne sunuluyor. Kalite müdürümüz bunu dizayn ediyor. Benim de bulunduğum bir komisyonda genel müdürümüzün başkanlığında değerlendiriyoruz. Kayda değer olan önerileri işleme koyuyoruz. Ve burada her öneri değerlendirmeye alınıyor. Uygulanabiliyorsa, faydalıysa, inanılıyorsa uyguluyoruz. Ama uygulanabilir olmazsa bile o arkadaşımıza ilgisinden ve uğraşından dolayı bir teşekkür mektubu yazıyoruz. Bence bu projenin en can alıcı noktalarından birisi de budur. Yani tepe noktadaki yönetici ile en alttaki çalışanımızın arasında bir bilgi akışı sağlıyor. Bunu da memurumuz kendi bağlı olduğu bölge müdüründen çekinmeden, korkmadan ya da onun hiç haberi olmadan genel müdürle böyle bir bağ kurabiliyor, yasal olarak.” dedi.
EN ÜCRA KÖŞEDEKİ MÜDÜRLÜĞÜN ÇALIŞMALARI BİLE MERKEZDEN GÖRÜLEBİLECEK
Deligöz, tüm bunların ciddi bir eğitim işi olduğunu da kaydetti ve, “Eğitilmiş insanın, huzurlu olan bir insanın ne yaptığını bilerek ‘çalışan ile somurtkan’, üzgün, kurumuna güvenmeyen bir insanın çalışma şartlarını gazeteciler olarak bizden daha iyi bilirsiniz. Bu projenin içerisinde her gün gerek genel müdürlükte gerek bölge müdürlüğünden sondajlama usulü anketler yapıyoruz. Bugün Kars’ta tapuda 100 işlem yapılmışsa bunun en az yüzde 10- 15’ni gelişigüzel görüyoruz merkezden. Telefonları ve kayıtlar var. Telefon açılıyor, hangi memurla müracaat ettiği andan alım-satım işlemini yaptığı son ana kadar ki memurumuzun davranışını soruyoruz. Herhangi bir olumsuz talepte bulunup bulunmadığı sorusunu da soruyoruz, Memnun olup olmadığını da soruyoruz. İşlemiyle ilgili önerisi var mı onu bile soruyoruz. Bunları anket olarak çıkarıyoruz. Yıllık olarak basıp hem Bakanlığımıza veriyoruz, hem genel müdürlük olarak üst düzey yöneticilerimiz incelemeye alıyor. Dolayısıyla bu da çalışan memurumuzun her an takipte olduğu bilincini ortaya koyuyor. Böylece hiç kimsenin hata yapma şansı kalmıyor. Yani sistem oluşturuyoruz. Kişilere bağlı bir şey değildir.”
RİSKİ DE VAR: BİR MÜDÜRLÜKTE RASTLANAN AKSAKLIK PROJEYİ İPTAL ETTİREBİLİYOR
Deligöz, hem TSE’nin hem de genel müdürlüğün bu projeye tamamen yoğunlaştığı ve asla aksaklığa meydan verilmediğinin de altını çizerek, şöyle konuştu:
“Bu büyüklükteki projeyi bizden başka yapan hiçbir kuruluş yok. Yani merkez teşkilatı olup da taşra teşkilatı olmayan bazı kurumlar ya da özel sektör bu belgeyi aldılar. Hatta bunu almaktan ziyade devamını sağlamak çok daha önemlidir. Alıp devam ettiremeyenler de vardır. Biz bunu aldık. 3 yıldır devam ettiriyoruz. Ve şimdi son noktayı koyuyoruz. Her yıl TSE denetleyecek. Uygun görmezse iptal edecek, bu belgemizi. Bu öyle bir şey ki Kars’ta ki bir memurumuzun hatasından dolayı, ya da Kars Müdürlüğündeki olumsuzluktan dolayı bütün Türkiye genelindeki belgelerimiz iptal olabiliyor. Bu bir bütündür. ‘Antalya’da iyi hizmet verdin, Ardahan ve Kars’ta iyi hizmet vermesen de olur’ gibi bir anlayış yok bu projede. TSE uzmanları gelip bakıyorlar. Hizmette kusur varsa ve düzeltilmeyecek bir kusursa Türkiye genelinde bütün belgeyi iptal ediyorlar. Bir daha bu çalışmayı yapmıyorlar. Zaten ilkiz ve son olduğumuzu da düşünüyorum. Hiçbir kurumun böyle bir şeyi yakın bir zamanda göze alacağını düşünmüyorum. Çünkü zorlu ve zahmetli bir iştir.”
21 MAYIS’TA PROJE TAMAMLANIYOR
Deligöz ayrıca, Türkiye’de bir ilk olacak projenin 21 Mayıs’ta tamamlanacağını ve Genel Müdürlüğün 166. kuruluş yıldönümü nedeniyle Genel Müdür ve TSE Başkanının ortak bir basın toplantısı ile projenin tüm aşamalarının Türkiye’ye duyurulacağını, başarıyla sürdürülen projenin şu zaman diliminde son rötuşlarının yapıldığını sözlerine ekledi.